Suchmandat für Personalberatung ausschreiben: Mandat, NDA, Zuschlagskriterien und Angebotsvergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein Suchmandat beschreibt Rolle, Anforderungsprofil, Zielgehalt, Honorarrahmen und Starttermin.
Anbieter erhalten das Mandat erst nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung, kurz NDA.
Öffentliche Auftraggeber legen Zuschlagskriterien und Gewichtung vorab offen, private Auftraggeber können dieselbe Reihenfolge nutzen.
Das Honorar lässt sich vorab an einem Beispiel durchrechnen, inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer.

Das Suchmandat festhalten

Das Suchmandat ist das zentrale Dokument der Ausschreibung. Es enthält Positionsbezeichnung, Einordnung in die Organisation, Aufgaben, Muss- und Kann-Kriterien, Zielgehalt, Standort, Vertraulichkeitsstufe und Starttermin.

Drei bis fünf Muss-Kriterien genügen für die erste Filterung. Kann-Kriterien trennen passende von möglichen Kandidaten, etwa Branchenkenntnis, Sprachkenntnisse oder Erfahrung mit ähnlichen Unternehmensgrößen. So bleibt das Profil scharf und die Angebote sind vergleichbar.

Das Leistungsbild hält fest, was der Anbieter liefert: Marktansprache, Longlist, Kandidatenvorstellung, Interviewkoordination, Referenzprüfung und Begleitung bis zur Vertragsunterschrift. Welche Verfahren zur Eignungsprüfung dabei zum Einsatz kommen, zeigt der Beitrag zur Personaldiagnostik in der Personalberatung.

Zuständigkeiten, Anbieterliste und Zeitplan

HR beschreibt Rolle, Anforderungen, Zielgehalt und Starttermin. Der Einkauf steuert Anbieterliste, Angebotsfrist, Preisvergleich und Vertrag. Legen Sie schriftlich fest, wer Rückfragen beantwortet und wer den Vertrag zeichnet.

Für die Anbieterliste helfen Kriterien statt Namen: Branchenfokus, Besetzungen in vergleichbaren Rollen, benannter Berater und Erreichbarkeit. Die Auswahl einer Personalberatung lässt sich so systematisch vorbereiten. Drei bis fünf Anbieter reichen für einen belastbaren Vergleich.

Ein Zeitplan nennt Freigabe, Versand, Fristende, Präsentation und Vergabetermin. Er folgt dem Ablauf aus dem Beitrag Ausschreibung bis zur Abnahme. Setzen Sie die Angebotsfrist so, dass Anbieter Rückfragen stellen können.

NDA und Vergaberecht

Bei vertraulichen Positionen geht das Mandat erst nach Unterzeichnung einer NDA hinaus. Nach § 2 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) zählt eine Information als Geschäftsgeheimnis nur, wenn sie Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber ist. Eine NDA kann eine solche Maßnahme sein.

Öffentliche Auftraggeber binden sich an das Vergaberecht. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, und die Zuschlagskriterien müssen mit ihrer Gewichtung in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen, wie § 127 GWB in Absatz 5 vorgibt.

Außerdem sind die Teilnehmer eines Vergabeverfahrens gleich zu behandeln (§ 97 Absatz 2 GWB). Private Auftraggeber können dieselbe Reihenfolge nutzen: Kriterien vorab festlegen, alle Anbieter mit denselben Unterlagen bedienen, Entscheidung dokumentieren.

Dokumente und Ablauf im Überblick

Dokument	Inhalt	Zeitpunkt
Suchmandat	Rolle, Anforderungsprofil, Zielgehalt, Starttermin	vor dem Versand
NDA	Vertraulichkeit, Datenschutz, Laufzeit	vor Übersendung des Mandats
Angebot	Leistungsbild, Honorarmodell, Zeitplan, Referenzen	innerhalb der Angebotsfrist
Vertrag	Erfolgsdefinition, Zahlungsplan, Nachbesetzungsregel	nach der Auswahl

Der Ablauf in fünf Schritten:

Suchmandat intern freigeben und Budget schriftlich bestätigen.
Drei bis fünf Anbieter ansprechen, NDA versenden, Mandat übergeben.
Angebotsfrist setzen und Rückfragen schriftlich beantworten.
Angebote nach dem Kriterienkatalog auswerten und zwei Anbieter präsentieren lassen.
Vertrag schließen, Suchstart und Berichtsrhythmus terminieren.

Honorar vergleichen: Beispielrechnung

Berechnen Anbieter ihr Honorar als Anteil am Zielgehalt, vergleichen Sie Angebote am besten in Euro. Denkbar sind drei Modelle: Retainer, Erfolgshonorar und Mischformen. Fragen Sie nach Abbruchregeln, Zahlungsplan und Nebenkosten.

Beispielrechnung mit frei gewählten Zahlen: Bei 30 Prozent Honorar und 120.000 Euro Zielgehalt ergeben sich 36.000 Euro netto. Die Umsatzsteuer beträgt 19 Prozent, also 6.840 Euro, zusammen 42.840 Euro brutto. Der allgemeine Steuersatz gilt für die Bemessungsgrundlage, die Rechnung im Angebot sollte beides getrennt ausweisen.

Mehr zur Einordnung der Beträge steht im Beitrag zu Kosten und Honoraren bei der Auswahl einer Personalberatung.

Angebote bewerten und Vertrag schließen

Zwei Anbieter mit ähnlichem Honorar trennen sich über Prozessqualität und Zeitplan. Fragen Sie nach Abbruchregeln, Zwischenberichten zu Longlist und Shortlist und nach der Reaktionszeit bei Absagen.

Checkliste für die Auswahl:

Belegbare Besetzungen in vergleichbaren Rollen
Branchenkenntnis und belastbares Netzwerk
Nachvollziehbares Honorar ohne versteckte Nebenkosten
Namentlich benannter Berater, der das Mandat führt
Nachbesetzungsregel, falls die Besetzung scheitert

Vor der Vergabe prüfen Sie zwei Referenzen von Personalberatern und lassen sich den benannten Berater schriftlich zusagen. Wechselt der Anbieter die Besetzung, sichern Sie sich ein Kündigungsrecht.

Im Beratungsvertrag stehen Erfolgsdefinition, Zahlungsplan, Vertraulichkeit und Nachbesetzungsfrist. Zu Vertrag und Haftung gibt es einen eigenen Beitrag. Erst mit der Unterschrift startet die Suche.

Häufige Fragen

Muss die NDA vor dem Suchmandat versendet werden?

Bei vertraulichen Positionen ja. Anbieter erhalten das Mandat erst nach Unterzeichnung, sonst sind Namen und Strategie offen.

Welche Unterlagen gehören in die Ausschreibung?

Suchmandat, Anforderungsprofil, NDA, Zeitplan, Honorarrahmen und der Kriterienkatalog für die Bewertung.

Warum gehört die Gewichtung der Kriterien in die Unterlagen?

Bei öffentlichen Auftraggebern müssen Zuschlagskriterien und Gewichtung in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen (§ 127 Absatz 5 GWB). Auch private Auftraggeber machen ihre Entscheidung damit nachvollziehbar.

Wie rechne ich das Honorar nach?

Zielgehalt mal Honorarsatz ergibt den Nettobetrag, darauf kommen 19 Prozent Umsatzsteuer. Setzen Sie Ihre Angebotswerte in die Rechnung ein.