Beratungsauswahl
Teil von Beratungsauftrag steuern: Von der Ausschreibung bis zur Abnahme
Consulting Auswahl mit Nutzwertanalyse: Punkte, Gewichtung und Entscheidung
Consulting Auswahl mit Nutzwertanalyse: Punktevergabe, Gewichtung, Mindestanforderungen und Entscheidungsvorlage für Einkäufer, mit Beispielen und Honorarrahmen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Nutzwertanalyse macht die Consulting Auswahl nachvollziehbar: Kriterien, Gewichte und Punkte stehen in einer Bewertungsmatrix.
- Übliche GewichtungPreis 40 Prozent, Qualifikation 30 Prozent, Methodik 20 Prozent, Compliance 10 Prozent.
- Mindestanforderungen werden vor der Punktevergabe geprüft, etwa Referenzen, Berufshaftpflicht und verfügbare Kapazität.
- Die Entscheidungsvorlage enthält Anbietervergleich, Gewichtung, Punktesummen und eine begründete Empfehlung.
- Beratungshonorare liegen häufig zwischen 1.000 und 2.500 Euro netto pro Tag.
Kriterien und Gewichtung festlegen
Einkäufer beginnen die Consulting Auswahl mit einer Longlist. Aus dieser werden drei bis fünf Anbieter ausgewählt, die ein vollständiges Angebot einreichen. Die Bewertungsmatrix legt vor der Angebotsöffnung fest, welche Kriterien zählen und wie stark sie gewichtet werden. Diese Reihenfolge verhindert, dass ein bekanntes Ergebnis die Punktevergabe steuert.
Die Gewichtung folgt dem Projektziel. Bei einem Standardprojekt ist Preis 40 Prozent, Qualifikation 30 Prozent, Methodik 20 Prozent und Compliance 10 Prozent üblich. Bei hohem Risiko kann Compliance auf 20 Prozent steigen, während der Preis auf 30 Prozent sinkt. Öffentliche Auftraggeber müssen die Grundsätze der Vergabe nach § 97 GWB beachten, zu denen Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung gehören.
Eine gute Bewertungsmatrix trennt Muss-Kriterien von Kann-Kriterien. Muss-Kriterien sind Mindestanforderungen, Kann-Kriterien fließen in die Punktevergabe. Die Matrix wird von Einkauf und Fachbereich gemeinsam unterschrieben. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten die Vergabeordnungen der Länder und Kommunen.
Die Kriterien müssen unabhängig voneinander sein. Überschneiden sich Preis und Qualifikation, zählt ein Aspekt doppelt. Jedes Kriterium erhält eine kurze Definition und eine Quelle, etwa das Angebot oder ein Referenzschreiben.
Punktevergabe mit Bewertungsmatrix
Die Bewertungsmatrix enthält pro Kriterium eine Skala von 1 bis 5. Dabei steht 1 für unzureichend und 5 für herausragend. Jeder Wert wird mit dem Gewicht multipliziert. Die Summe der gewichteten Punkte ergibt den Nutzwert je Anbieter. Ein Beispiel zeigt die Logik:
Die Punkteskala sollte vorher beschrieben werden. 5 bedeutet, dass der Anbieter alle Anforderungen übertrifft. 3 bedeutet, dass er die Anforderungen erfüllt. 1 bedeutet, dass wesentliche Nachweise fehlen. Jede Punktzahl wird mit einer kurzen Begründung im Bewertungsbogen versehen.
Die gewichtete Punktzahl berechnet sich als Punktwert mal Gewicht. Bei fünf Kriterien und vier Anbietern entstehen zwanzig Einzelwerte. Eine Tabellenkalkulation mit festen Zellbezügen verhindert Rechenfehler.
Mindestanforderungen sind Ausschlusskriterien. Fehlt eine geforderte Referenz oder die Berufshaftpflicht, wird das Angebot nicht bewertet. Für Personalberatung sind zusätzlich die Vorgaben nach § 127 GWB zu prüfen.
Rechenbeispiel: Zwei Anbieter im Vergleich
Anbieter A bietet einen Tagessatz von 1.200 Euro netto und erhält beim Preis 4 Punkte. Bei Qualifikation erreicht A 5 Punkte, bei Methodik 3 Punkte, bei Compliance 4 Punkte. Die gewichteten Punkte lauten: Preis 1,6, Qualifikation 1,5, Methodik 0,6, Compliance 0,4. Die Summe beträgt 4,1.
Anbieter B verlangt 2.400 Euro netto pro Tag und erhält beim Preis 2 Punkte. Die Qualifikation liegt bei 4 Punkten, die Methodik bei 5 Punkten, die Compliance bei 3 Punkten. Gewichtet ergibt das: Preis 0,8, Qualifikation 1,2, Methodik 1,0, Compliance 0,3. Die Summe beträgt 3,3. Anbieter A führt, obwohl B methodisch stärker bewertet wurde.
Anbieter C verlangt 1.800 Euro netto und erreicht beim Preis 3 Punkte, bei Qualifikation 3 Punkte, bei Methodik 4 Punkte und bei Compliance 5 Punkte. Gewichtet ergibt das 1,2 plus 0,9 plus 0,8 plus 0,5, also 3,4. C liegt zwischen A und B.
Das Rechenbeispiel ist eine Beispielrechnung. Die Punkte müssen aus den Angeboten und Referenzen belegt werden. Bei gleichem Nutzwert entscheidet ein vorher festgelegtes Kriterium, etwa die Qualifikation oder die Verfügbarkeit.
Mindestanforderungen und Entscheidungsvorlage
Die Entscheidungsvorlage fasst die Consulting Auswahl für die Geschäftsführung zusammen. Sie enthält Anlass, Longlist, Bewertungsmatrix, Mindestanforderungen, gewichtete Punkte und Empfehlung. Eine nummerierte Schrittfolge hilft bei der Erstellung:
- Anlass und Projektziel in zwei Sätzen beschreiben.
- Kriterien, Gewichte und Mindestanforderungen aus der Ausschreibung übernehmen.
- Angebote mit Bewertungsmatrix und Punkteskala erfassen.
- Gewichtete Punkte berechnen und Rangfolge bilden.
- Empfehlung mit Risiken und Alternativen begründen.
Die Vorlage sollte eine Seite nicht überschreiten. Anhänge mit Angeboten und Referenzen werden getrennt abgelegt. Die Empfehlung nennt den Erstplatzierten und den Zweitplatzierten als Ausweichoption.
Der Honorarrahmen von 1.000 bis 2.500 Euro netto pro Tag dient als Plausibilitätsgrenze. Liegt ein Angebot darüber, muss der Anbieter den Mehrpreis erklären. Bei öffentlichen Aufträgen sind die Verfahrensregeln der VgV einzuhalten. Der Einkauf dokumentiert jeden Schritt, damit die Entscheidung überprüfbar bleibt.
Häufige Fragen
Wie viele Anbieter sollte eine Nutzwertanalyse vergleichen?
Drei bis fünf Anbieter sind üblich. Mehr Angebote erhöhen den Aufwand, weniger schwächen den Wettbewerb.
Was passiert bei fehlenden Mindestanforderungen?
Das Angebot wird ausgeschlossen und nicht in die Punktevergabe aufgenommen.
Wie oft muss die Gewichtung festgelegt werden?
Vor der Angebotsöffnung und für alle Anbieter gleich. Spätere Änderungen machen den Vergleich angreifbar.
Welche Dokumente gehören in die Entscheidungsvorlage?
Bewertungsmatrix, Angebote, Gewichtung, Punktesummen, Mindestanforderungen und die begründete Empfehlung. Alle Unterlagen werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist abgelegt.
Ist der Preis immer das wichtigste Kriterium?
Nein. Bei hohem Risiko oder Spezialwissen können Qualifikation und Compliance stärker gewichtet werden. Bei Technikberatung können Methodik und Compliance auf 25 Prozent steigen, während der Preis auf 35 Prozent sinkt.
