Beratungsangebote vergleichen: Kriterien, Nutzwertanalyse und Fallstricke

Das Wichtigste auf einen Blick

Sechs Kriterien, die den Vergleich tragen

Der Vergleich beginnt bei den Personen, nicht beim Firmenlogo. Prüfen Sie Ausbildung, Zertifikate und Branchenerfahrung der Berater, die tatsächlich im Projekt arbeiten. Verlangen Sie Lebensläufe der vorgesehenen Personen.

Referenzen wirken nur, wenn sie prüfbar sind. Fragen Sie nach Projektgröße, Zeitraum, Ergebnis und einem Ansprechpartner beim damaligen Auftraggeber. Drei prüfbare Projekte sagen mehr als dreißig Referenzlogos.

Die Methodik bestimmt den Aufwand auf Ihrer Seite. Vorgehensmodell, Zwischenergebnisse und Abnahmekriterien gehören in das Angebot, ebenso die Frage, welche Daten der Auftraggeber liefert.

Beim Preis zählt das Modell, nicht die Kopfzahl. Tagessätze, Festpreise und Aufwandsschätzungen sind erst nach Umrechnung auf denselben Leistungsumfang vergleichbar. Reisezeiten, Lizenzen und Nachbereitung gehören in dieselbe Tabelle.

Kapazität meint verfügbare Beratertage pro Woche und die Zusage, dass das angebotene Team bleibt. Verlangen Sie eine Liste der parallel laufenden Projekte. Compliance umfasst Vertraulichkeit und Interessenkonflikte. Schwere Verstöße eines Bieters, etwa Bestechung oder Wettbewerbsverstöße, können nach § 127 GWB zum Ausschluss führen.

Öffentliche Auftraggeber bindet der Wettbewerbs- und Gleichbehandlungsgrundsatz aus § 97 GWB. Das Verfahren von der Bekanntmachung bis zur Abnahme regelt die Vergabeverordnung.

Anbieterklassen im Vergleich

Vier Gruppen prägen den Markt, und sie unterscheiden sich in Teamstruktur, Umsetzungsanteil und Beschaffungsweg.

Strategieberatungen wie McKinsey & Company, die Boston Consulting Group, Bain & Company und Roland Berger arbeiten mit kleinen, partnergeführten Teams und stellen die Analyse in den Vordergrund.

Prozess- und Technikberatungen wie Accenture, Capgemini Invent, BearingPoint, adesso oder Campana & Schott verbinden Beratung und Umsetzung und übernehmen häufig den Betrieb von Systemen.

Prüfungsnahe Gesellschaften wie Deloitte, EY, KPMG und PwC decken Beratung und Prüfung ab; bei prüfungsnahen Aufträgen ist die Unabhängigkeit gesondert zu prüfen. In der Personalberatung treten Kienbaum, Egon Zehnder, Heidrick & Struggles und Spencer Stuart mit Suchmandaten an; hier zählen Kandidatenzugang und Vertraulichkeit mehr als der Tagessatz.

Für öffentliche Auftraggeber kommt die PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH in Berlin hinzu, die Bund und Ländern gehört. Ab den EU-Schwellenwerten, für Kommunen bei 221.000 Euro netto, gilt die Richtlinie 2014/24/EU.

Nutzwertanalyse in fünf Schritten

Fünf Arbeitsschritte genügen, um aus Einzelurteilen eine Rangfolge zu bilden. Die Punkteskala bleibt über alle Angebote gleich.

Der Preis gehört nur einmal in die Rechnung, sonst zählt er doppelt. Punkte ohne Fundstelle im Angebot erzeugen ein Bauchgefühl mit Zahlen.

Preisspiegel und Beispielsummen

Ein Preisspiegel rechnet alle Angebote auf denselben Leistungsumfang um. Die folgende Beispielrechnung gilt für 120 Beratertage, alle Beträge netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Summen sind konstruierte Beispielzahlen.

Das zweite Angebot liegt mit 120.000 Euro netto und 142.800 Euro brutto vorn. Das dritte bietet dafür den engsten Vorgehensplan und eine namentlich benannte Projektleitung. Prüfen Sie vor der Vergabe, ob jede Position im Preisblatt eine Leistung im Vorgehensplan hat.

Kleinere Vorhaben starten bei 25.000 Euro netto, größere Programme erreichen 250.000 Euro netto, jeweils zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Für öffentliche Auftraggeber kommt die Dokumentationspflicht hinzu: Jede Wertungsentscheidung muss im Vergabevermerk nachvollziehbar sein.

Typische Fallstricke beim Vergleich

Ein Preisspiegel ohne Leistungsabgrenzung vergleicht Angebote, die unterschiedliche Dinge liefern. Stundensätze lassen sich nicht gegen Pauschalpreise stellen, solange kein gemeinsames Leistungsverzeichnis existiert. Tritt derselbe Berater bei zwei Bietern auf, ist das kein Wettbewerbsvorteil, sondern ein Interessenkonflikt. Compliance-Nachweise gehören vor die Auswahl, nicht danach.

Häufige Fragen

Wie viele Kriterien braucht eine Nutzwertanalyse?

Fünf bis acht Kriterien reichen. Jedes weitere Kriterium trägt nur wenige Prozentpunkte und verliert an Trennschärfe.

Wie wird der Preis behandelt?

Der Preis erhält eine Gewichtung von 30 bis 40 Prozent und wird in Punkte umgerechnet. Eine zweite Preiswertung über den Preisspiegel verzerrt das Ergebnis.

Welche Unterlagen sollte jedes Angebot enthalten?

Lebensläufe der vorgesehenen Berater, prüfbare Referenzen, Vorgehensplan, Preisblatt sowie Erklärungen zu Vertraulichkeit und Interessenkonflikten.

Was tun, wenn zwei Angebote gleichauf liegen?

Nachbesserung zu den schwächsten Kriterien verlangen. Ein Gespräch über Methodik und Team trennt meist klarer als ein weiterer Punkt.