Ausschreibungen für Beratung prüfen: UVgO, Eignungsnachweise und Kriterien

Das Wichtigste auf einen Blick

Schwellenwerte und Rechtsrahmen nach GWB, UVgO und VOL

Wer sich um öffentliche Beratungsaufträge bewirbt, stößt zuerst auf die Frage: Welches Regelwerk gilt? Die Antwort hängt am geschätzten Auftragswert. Liegt er unter dem EU-Schwellenwert, vergibt die Stelle national. Oberhalb gilt das GWB mit seinen Verfahrensordnungen.

Der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt bei 221.000 Euro netto, für oberste Bundesbehörden bei 143.000 Euro (Stand: 1. Januar 2024). Diese Werte setzt die EU-Kommission alle zwei Jahre neu fest. Maßgeblich ist der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer, nicht der spätere Angebotspreis.

Unterhalb dieser Grenze greift die Unterschwellenvergabeordnung, kurz UVgO. Sie regelt seit 2017 Dienstleistungsaufträge für Bund und Länder. Die VOL/A gilt nur noch in einigen Bereichen und Bundesländern fort, dort für Dienstleistungen unterhalb der Schwellenwerte. Wer heute Beratung ausschreibt, landet in der Regel bei der UVgO.

Das GWB steckt den Rechtsrahmen ab. Es definiert den Begriff des öffentlichen Auftrags, die Vergabegrundsätze und den Rechtsschutz. Bei Verstößen können Bewerber nach der Vergabeverordnung rügen und vor der Vergabekammer klagen. Die Schwellenwerte und der Rechtsschutz im GWB sind dort nachlesbar.

Für Vergabestellen bedeutet das: Vor jeder Ausschreibung steht eine saubere Markterkundung. Sie schätzt den Wert, prüft die Schwellenwerte und wählt das Verfahren. Lose werden zusammengerechnet, wenn sie sachlich zusammenhängen. Wer künstlich stückelt, riskiert die Nachprüfung.

In den Ländern gibt es zusätzliche Regeln. Nordrhein-Westfalen, Bayern und Baden-Württemberg haben eigene Vergabegesetze mit Tariftreue- und Nachhaltigkeitspflichten. Hessen, Berlin, Hamburg, Niedersachsen und Sachsen handhaben das unterschiedlich. Für Bewerber heißt das: Land und Kommune prüfen, nicht nur den Bund.

Aufbau der Leistungsbeschreibung für Beratungsleistungen

Die Leistungsbeschreibung entscheidet, ob ein Angebot vergleichbar ist. Sie muss die Beratungsleistung so beschreiben, dass jeder Bieter dasselbe versteht. Pauschale Sätze wie "Unterstützung der Projektleitung" reichen nicht.

Ein Praxisbeispiel: Eine Kommune will ihre Personalprozesse neu ordnen. Statt "Organisationsberatung" beschreibt sie Ist-Aufnahme, Prozesslandkarte, Workshops mit Fachbereichen, Sollkonzept, Umsetzungsplan und Abschlussbericht. Jede Position bekommt ein Mengengerüst, etwa zehn Workshops oder 40 Beratertage.

Das Mengengerüst ist heikel. Zu knappe Vorgaben verhindern gute Konzepte, zu offene lassen Preise unvergleichbar werden. Bewährt hat sich ein Festpreis für klar umrissene Leistungen plus Optionspositionen für Zusatzaufwand. Stundenhonorare ohne Mengenangabe sind ein Streitpunkt in der Wertung.

Nach § 8 UVgO muss die Leistung eindeutig und erschöpfend beschrieben sein. Produktneutralität ist Pflicht, Markennamen sind nur zulässig, wenn es keine sachliche Alternative gibt. Für Beratung bedeutet das: keine versteckten Vorgaben auf einen Anbieter oder ein bestimmtes Werkzeug.

Die VOL kennt daneben die Unterscheidung zwischen Leistungsverzeichnis und Leistungsprogramm. Beim Leistungsverzeichnis gibt der Auftraggeber Positionen vor, beim Leistungsprogramm beschreibt er nur das Ziel. Beratung eignet sich eher für das Leistungsprogramm, weil der Weg zum Ergebnis Teil der Leistung ist.

Vergabestellen sollten die Beschreibung vor der Veröffentlichung gegenlesen lassen. Zwei Fragen helfen: Kann ein außenstehender Berater daraus ein Angebot kalkulieren? Und lässt sich anhand der Beschreibung später abnehmen, ob die Leistung erbracht wurde?

Eignungsnachweise und Referenzen richtig belegen

Eignungsnachweise zeigen, dass ein Bieter den Auftrag ausführen kann. Sie prüfen nicht die Qualität des Angebots, sondern die grundsätzliche Befähigung. Drei Bereiche sind üblich: Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. § 43 UVgO regelt die Eignung.

Zur Fachkunde zählen Berufsqualifikationen und Referenzen. Bei Beratung sind Referenzprojekte der wichtigste Nachweis. Gefordert werden meist zwei bis drei vergleichbare Projekte der letzten drei Jahre, mit Ansprechpartner, Laufzeit, Auftragswert und Kurzbeschreibung.

Vergleichbar heißt nicht ähnlich. Wer Change-Management für eine Behörde sucht, akzeptiert keine Referenz aus der Automobilindustrie, wenn der öffentliche Kontext fehlt. Vergabestellen müssen die Vergleichbarkeit in den Unterlagen definieren, sonst wird die Wertung angreifbar.

Zur Leistungsfähigkeit gehören Umsatz, Mitarbeiterzahl und Kapazität. Ein Jahresumsatz von mindestens dem Auftragswert ist verbreitet, aber nicht zwingend. Die Anforderung muss zum Auftrag passen und darf kleine Büros nicht ohne sachlichen Grund ausschließen.

Zur Zuverlässigkeit zählen Nachweise aus dem Gewerbezentralregister, dem Wettbewerbsregister und zur Steuerzahlung. Bei Unterschwellenvergaben reicht oft die Eigenerklärung, die erst der Bieter der engeren Wahl belegen muss. Das senkt den Aufwand für alle Beteiligten.

Ein häufiger Fehler: Eignungsnachweise werden erst nach Angebotsabgabe verlangt und dann streng bewertet. Wer sie in der Bekanntmachung klar benennt, vermeidet Rügen. Ebenfalls zulässig ist die Eignungsleihe, bei der ein Bieter Kapazitäten Dritter nutzt. Die Verantwortung bleibt beim Bieter.

Das BAFA führt in seinem Glossar Definitionen zu Vergabe- und Förderbegriffen, die Bewerber und Vergabestellen nutzen können. Wer die Begriffe dort nachschlägt, formuliert Nachweise präziser.

Zuschlagskriterien und Wertung im Consulting Auswahlprozess

Zuschlagskriterien bestimmen, welches Angebot gewinnt. Bei Beratung ist der Preis selten allein ausschlaggebend. Qualität, Konzept und Teamerfahrung wiegen oft schwerer, müssen aber vorher festgelegt und gewichtet sein.

Typische Kriterien sind Preis mit 30 bis 40 Prozent, Qualität des Konzepts mit 30 bis 40 Prozent, Qualifikation des vorgesehenen Teams mit 20 bis 30 Prozent. Nach § 31 UVgO gehören Kriterien und Gewichtung in die Bekanntmachung oder die Vergabeunterlagen und lassen sich nach der Angebotsöffnung nicht mehr ändern.

Die Wertung folgt einer nachvollziehbaren Methode. Bei der einfachen Richtwertmethode wird das günstigste Angebot mit voller Punktzahl bewertet, alle anderen im Verhältnis dazu. Bei der erweiterten Richtwertmethode fließen Ober- und Untergrenzen ein, um Ausreißer zu dämpfen.

Für qualitative Kriterien braucht es Bewertungsraster. Ein Konzept wird etwa nach Vollständigkeit, Methodik, Praxisbezug und Umsetzbarkeit beurteilt, jeweils mit Punkteskala und Beschreibung, was volle Punktzahl bedeutet. Ohne diese Beschreibung wird die Note subjektiv.

Ein Beispiel für eine Bewertungsmatrix:

Die Skala wird vorher beschrieben: 5 Punkte heißt voll erfüllt, 3 überwiegend erfüllt, 1 kaum erfüllt, 0 nicht erfüllt. Die Punkte werden mit der Gewichtung multipliziert und addiert.

Ein Praxisbeispiel: Zwei Angebote unterscheiden sich um 20.000 Euro, das teurere erhält beim Konzept zehn Punkte mehr. Bei 35 Prozent Preisgewicht und 40 Prozent Konzeptgewicht kann das teurere Angebot gewinnen. Wer das vorher weiß, kalkuliert anders.

Ungewöhnlich niedrige Angebote müssen geprüft werden. Die Vergabestelle verlangt eine Erläuterung der Kalkulation und schließt aus, wenn die Preise nicht plausibel sind. Bei Beratung ist das häufig, weil Tagessätze stark schwanken.

Ein weiterer Punkt: Nebenangebote und Änderungsvorschläge. Wenn sie zugelassen sind, braucht die Wertung klare Regeln. Sind sie ausgeschlossen, dürfen sie nicht doch in die Bewertung einfließen. Beides gehört in die Unterlagen.

Was im Vergaberegister der Bundesnetzagentur steht

Die Bundesnetzagentur führt das Vergaberegister. Es erfasst Vergabeverfahren und Nachprüfungsverfahren ab bestimmten Wertgrenzen. Für Bewerber ist es ein Fenster in die Praxis der Vergabestellen.

Für Berater ist das Register ein Recherchewerkzeug. Es zeigt, welche Kommunen und Länder regelmäßig Beratung einkaufen, mit welchen Laufzeiten und welchen Volumina. Das hilft bei der Akquise und bei der Vorbereitung von Angeboten.

Für Vergabestellen ist es ein Kontrollinstrument. Wer wiederholt auffällig vergibt, taucht im Register auf. Das schafft Anreize, Verfahren sauber zu dokumentieren und Fristen einzuhalten.

Die Eintragung ersetzt keine eigene Dokumentation. Die Vergabestelle führt weiterhin eine Vergabeakte mit allen Schritten von der Markterkundung bis zum Zuschlag. Bei einer Nachprüfung ist diese Akte der entscheidende Beweis.

Ein schematisches Beispiel für die Lektüre eines Eintrags: Vergabenummer 12/2024, Auftraggeber Stadt Musterstadt, Leistung Organisationsberatung, Auftragswert 180.000 Euro netto, Verfahrensart Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb, Stand Zuschlag erteilt. Aus dem Auftragswert liest man ab, dass national vergeben wurde. Die Vergabenummer verweist auf das Verfahren, der Stand zeigt, ob eine Bewerbung noch möglich ist.

Ein Blick ins Register lohnt vor jeder Bewerbung. Wer die Vergabepraxis einer Stelle kennt, schreibt passgenauere Angebote und stellt seltener falsche Fragen im Bieterdialog.

Wie Bundesbehörden ausschreiben

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, kurz BAFA, ist eine zentrale Bundesbehörde für Vergabe- und Förderthemen. Es schreibt selbst regelmäßig Beratungs- und Evaluationsleistungen aus. Auf der Startseite des BAFA finden sich die Zuständigkeiten und Kontaktwege.

Die Ausschreibungen des BAFA zeigen, wie eine Bundesbehörde Leistungsbeschreibungen, Eignungsanforderungen und Zuschlagskriterien aufbaut. Für Bewerber sind sie ein Lernbeispiel, für Vergabestellen eine Vergleichsfolie.

Typisch ist der dreistufige Aufbau. Zuerst die Projektbeschreibung mit Ziel und Kontext, dann das Leistungsverzeichnis mit Positionen und Mengen, dann die Anlagen mit Eignungsnachweisen und Bewertungsmatrix. Diese Struktur lässt sich auf kommunale Ausschreibungen übertragen.

Auffällig ist die Gewichtung. Bei Evaluations- und Beratungsleistungen liegt der Qualitätsanteil häufig über dem Preisanteil. Das Team und das methodische Konzept entscheiden. Wer nur über den Preis bieten will, hat es schwer.

Ein zweites Merkmal sind die Fristen. Bundesbehörden setzen Bearbeitungszeiten, die realistisch kalkulierbar sind. Angebotsfristen von zwei bis drei Wochen sind üblich, bei komplexen Leistungen auch länger. Wer zu knapp kalkuliert, liefert schlechte Konzepte.

Ein drittes Merkmal ist die Dokumentation. Das BAFA verlangt vollständige Unterlagen, Formblätter und Erklärungen. Fehlende Formulare führen zum Ausschluss, auch wenn das Angebot inhaltlich gut ist. Eine Checkliste vor der Abgabe ist Pflicht.

Wer sich auf solche Ausschreibungen vorbereitet, braucht Standardunterlagen. Dazu gehören Handelsregisterauszug, Umsatzsteuerbescheinigung, Referenzblätter, Versicherungsnachweis und Erklärungen zu Ausschlussgründen. Einmal gepflegt, lassen sie sich für viele Verfahren nutzen.

Prüfcheckliste für eingehende Vergabeunterlagen

Diese Checkliste hilft Bewerbern und Vergabestellen, die wichtigsten Punkte vor der Abgabe oder Veröffentlichung zu prüfen.

Häufige Fragen