Personalberatung
Teil von Auswahl einer Personalberatung systematisch gestalten
Suchmandat für Personalberatung ausschreiben und passende Angebote einholen
Suchmandat Personalberatung ausschreiben: Anforderungsprofil, Leistungsbild, NDA, Fristen von zwei bis sechs Wochen und Honorare von 20 bis 33 Prozent.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Suchmandat beschreibt Rolle, Anforderungsprofil, Zielgehalt, Honorarrahmen und Starttermin.
- Anbieter erhalten das Mandat erst nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung, kurz NDA.
- Angebotsfristen liegen je nach Vertraulichkeitsstufe bei zwei bis sechs Wochen.
- Honorare liegen üblicherweise zwischen 20 und 33 Prozent des Zielgehalts netto zzgl. MwSt.
- Verglichen werden Angebote von Egon Zehnder, Kienbaum, Spencer Stuart, Hays und Heidrick & Struggles anhand eines Kriterienkatalogs, der vor dem Versand feststeht.
Zuständigkeiten und Zeitplan klären
HR-Leitung und Einkauf teilen sich die Aufgabe. HR beschreibt Rolle, Anforderungen, Zielgehalt und Starttermin. Der Einkauf steuert Anbieterliste, Angebotsfrist, Preisvergleich und Vertrag.
Vor dem ersten Anbietergespräch steht schriftlich fest, wer Rückfragen beantwortet, wer Zwischenstände dokumentiert und wer den Vertrag zeichnet. Ein Ausschreibungskalender mit Datum je Arbeitsschritt nennt Freigabe, Versand, Fristende, Präsentation und Vergabetermin.
Für die Anbieterliste genügt ein Blick in den eigenen Markt. Internationale Executive-Search-Häuser wie Egon Zehnder, Heidrick & Struggles, Spencer Stuart, Korn Ferry und Odgers Berndtson besetzen Führungspositionen ab Bereichsleitung.
Deutsche Beratungen wie Kienbaum, Boyden oder Amrop sind im Mittelstand präsent. Für Ebenen unterhalb der Geschäftsführung fragen Unternehmen zusätzlich Hays, Robert Half oder Page Executive an.
In angespannten Teilmärkten dauert die Suche länger und Anbieter kalkulieren knapper. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag bündelt dazu Hinweise zur Fachkräftesicherung.
Öffentliche Auftraggeber binden sich an das Vergaberecht. Für Personalberatungsleistungen gelten die Vorgaben des § 127 GWB. Private Auftraggeber entscheiden frei und halten dieselbe Reihenfolge ein.
Leistungsbild und Anforderungsprofil festhalten
Das Suchmandat ist das zentrale Dokument der Ausschreibung. Es enthält Positionsbezeichnung, Einordnung in die Organisation, Aufgaben, Muss- und Kann-Kriterien, Zielgehalt, Standort, Vertraulichkeitsstufe und Starttermin.
Drei bis fünf Muss-Kriterien genügen für die erste Filterung. Kann-Kriterien trennen passende von möglichen Kandidaten, etwa Branchenkenntnis, Sprachkenntnisse oder Erfahrung mit ähnlichen Unternehmensgrößen.
Das Leistungsbild hält fest, was der Anbieter liefert: Marktansprache, Longlist, Kandidatenvorstellung, Interviewkoordination, Referenzprüfung und Begleitung bis zur Vertragsunterschrift.
Beim Honorarmodell stehen Retainer, Erfolgshonorar und Mischformen zur Wahl. Üblich sind 20 bis 33 Prozent des Zielgehalts netto zzgl. MwSt., abhängig von Exklusivität, Suchdauer und Schwierigkeit der Position. Beispielrechnung: Bei 30 Prozent Honorar und 120.000 Euro Zielgehalt ergeben sich 36.000 Euro netto, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.
Dokumente, Fristen und Honorare im Überblick
| Dokument | Inhalt | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Suchmandat | Rolle, Anforderungsprofil, Zielgehalt, Starttermin | vor dem Versand |
| NDA | Vertraulichkeit, Datenschutz, Laufzeit | vor Übersendung des Mandats |
| Angebot | Leistungsbild, Honorarmodell, Zeitplan, Referenzen | innerhalb der Angebotsfrist |
| Vertrag | Erfolgsdefinition, Zahlungsplan, Nachbesetzungsregel | nach der Auswahl |
Der Ablauf in fünf Schritten:
- Suchmandat intern freigeben und Budget schriftlich bestätigen.
- Drei bis fünf Anbieter ansprechen, NDA versenden, Mandat übergeben.
- Angebotsfrist von zwei bis sechs Wochen setzen und Rückfragen schriftlich beantworten.
- Angebote nach dem Kriterienkatalog auswerten und zwei Anbieter präsentieren lassen.
- Vertrag schließen, Suchstart und Berichtsrhythmus terminieren.
Öffentliche Auftraggeber folgen dabei den Verfahrensregeln der Vergabeverordnung von der Bekanntmachung bis zur Abnahme. Private Auftraggeber halten dieselbe Reihenfolge ein, ohne die formalen Bekanntmachungspflichten.
Angebote bewerten und Vertrag schließen
Zwei Anbieter mit ähnlichem Honorar trennen sich über Prozessqualität und Zeitplan. Fragen Sie bei Egon Zehnder, Kienbaum oder Hays nach Abbruchregeln, Zwischenberichten zu Longlist und Shortlist und nach der Reaktionszeit bei Absagen.
Checkliste für die Auswahl:
- Belegbare Besetzungen in vergleichbaren Rollen
- Branchenkenntnis und belastbares Netzwerk
- Nachvollziehbares Honorar ohne versteckte Nebenkosten
- Namentlich benannter Berater, der das Mandat führt
- Nachbesetzungsregel, falls die Besetzung scheitert
Vor der Vergabe prüfen Sie zwei Referenzen und lassen sich den benannten Berater schriftlich zusagen. Wechselt der Anbieter die Besetzung, sichern Sie sich ein Kündigungsrecht.
Im Vertrag stehen Erfolgsdefinition, Zahlungsplan, Vertraulichkeit und Nachbesetzungsfrist. Erst mit der Unterschrift startet die Suche.
Häufige Fragen
Welche Anbieter kommen für ein Suchmandat in Frage?
Für Führungspositionen bieten sich internationale Häuser wie Egon Zehnder, Spencer Stuart oder Heidrick & Struggles an. Im Mittelstand sind Kienbaum, Boyden und Amrop verbreitet, unterhalb der Geschäftsführung zusätzlich Hays, Robert Half und Page Executive.
Wie lange dauert die Ausschreibung eines Suchmandats?
Von der internen Freigabe bis zur Vergabe vergehen meist vier bis acht Wochen. Die Angebotsfrist selbst umfasst zwei bis sechs Wochen.
Welche Honorare sind marktüblich?
Marktüblich sind 20 bis 33 Prozent des Zielgehalts netto zzgl. MwSt. Der Satz steigt bei vertraulichen oder schwer besetzbaren Positionen.
Welche Unterlagen gehören in die Ausschreibung?
Suchmandat, Anforderungsprofil, NDA, Zeitplan, Honorarrahmen und der Kriterienkatalog für die Bewertung.
Muss das NDA vor dem Suchmandat versendet werden?
Ja. Bei vertraulichen Positionen erhalten Anbieter das Mandat erst nach Unterzeichnung, sonst sind Namen und Strategie offen.
