Strategieberatung Kosten im Vergleich zu internen Projektkosten

Das Wichtigste auf einen Blick

Wie Tagessätze zwischen 1.200 und 3.500 Euro entstehen

Strategieberatung wird überwiegend nach Personentagen abgerechnet. Der Satz steigt mit der Rolle: Partner und Principal liegen am oberen Rand, Berater und Analysten deutlich darunter. Einen Überblick über Leistungen und die Tagessätze für Strategieberatung im Mittelstand gibt ein eigener Beitrag.

Auch die Reputation des Anbieters wirkt auf den Preis. Eine Boutique mit spezialisiertem Branchenwissen verlangt andere Sätze als eine der großen Gesellschaften. Wie sich Mittelstand und Konzern bei der Wahl unterscheiden, zeigt der Überblick zu Anbieter im Vergleich.

Drei Vertragsformen sind üblich: fester Tagessatz, Pauschalpreis je Arbeitspaket und Erfolgshonorar. Der Pauschalpreis verlagert das Mengenrisiko auf die Beratung und liegt im Ergebnis meist über dem Tagessatzmodell. Pflichtangaben, AGB und Haftung erklärt der Beitrag zum Beratungsvertrag in Deutschland.

Für das Projektbudget zählt das Produkt aus Tagen und Satz. Ein zwölfwöchiges Projekt mit 40 Personentagen kostet netto zwischen 48.000 Euro und 140.000 Euro, je nach vereinbartem Satz. Kleine Vorhaben mit zwei Beratern und 15 Tagen starten netto bei rund 18.000 Euro. Wie ein Strategieberatungsprojekt in fünf Phasen abläuft, bestimmt, wie viele Tage anfallen.

Reisekosten, Nebenkosten und eine Beispielrechnung

Neben dem Honorar stehen Reisekosten in der Rechnung. Dazu gehören Bahn oder Flug, Hotel, Verpflegungspauschalen und Fahrtkosten vor Ort. Viele Beratungen rechnen eine Pauschale je Beratertag ab, andere nach Belegen.

Weitere Nebenkosten sind Workshopräume, Druck von Unterlagen, Datenlizenzen und Honorare für externe Interviewpartner. Zusammen ergeben sie typischerweise 3 bis 8 Prozent des Honorars.

Die folgende Aufstellung ist eine Beispielrechnung für ein Projekt mit 40 Personentagen zu je 1.800 Euro. Die Nebenkosten sind mit 3.500 Euro angenommen.

Der allgemeine Steuersatz beträgt nach § 12 des Umsatzsteuergesetzes 19 Prozent der Bemessungsgrundlage. Mit Vorsteuerabzugsberechtigung bleibt die Umsatzsteuer für das Unternehmen neutral. Maßgeblich ist dann die Zwischensumme von 75.500 Euro netto.

Interne Projektkosten: Vollkosten und Opportunitätskosten

Interne Kosten beginnen beim Bruttogehalt und enden dort nicht. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Arbeitsplatz, Software und Weiterbildung kommen hinzu.

Eine Beispielrechnung: Ein Projektleiter verdient 85.000 Euro brutto im Jahr. Mit Arbeitgeberanteilen von rund 21 Prozent entstehen Personalkosten von etwa 103.000 Euro. Bei 210 Arbeitstagen und 70 Prozent Projektverfügbarkeit ergeben sich 147 Projekttage und rund 700 Euro Vollkosten je Tag.

Hinzu kommen Opportunitätskosten. Wer 18 Tage im Strategieprojekt arbeitet, fehlt 18 Tage im Tagesgeschäft. Vertrieb und Angebotserstellung bleiben liegen, die Steuerung laufender Lieferungen ebenfalls. Ohne diese Position erscheint die interne Variante billiger als sie ist. Wer Beratungsangebote vergleichen will, nimmt sie in die Nutzwertanalyse auf.

Interne Teams arbeiten zudem oft langsamer, weil das Projekt parallel zum Tagesgeschäft läuft. Aus 40 externen Beratertagen werden intern leicht 55 bis 70 Personentage.

Beide Rechnungen nebeneinander

Mit den Zahlen der Beispiele lässt sich der Vergleich schließen. Intern kosten 55 bis 70 Personentage zu rund 700 Euro Vollkosten zwischen 38.500 und 49.000 Euro. Extern liegt die Zwischensumme bei 75.500 Euro netto.

Der Abstand von 26.500 bis 37.000 Euro schrumpft, sobald Opportunitätskosten für das Tagesgeschäft und die längere Laufzeit hinzukommen. Die Rechnung zeigt eine Richtung, keine Empfehlung: Entscheidend bleibt, ob das Team die Kapazität und das Methodenwissen für das Vorhaben besitzt.

Förderprogramme, Umsatzsteuer und der Eigenanteil

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es die Beratungsförderung des Bundes. Das Programm Förderung von Unternehmensberatungen für KMU des BAFA reduziert die Beratungskosten durch einen nicht rückzahlbaren Zuschuss. Anträge laufen nur online über die Antragsplattform des BAFA.

Bei der Berechnung zählt die Umsatzsteuer: Nach dem BAFA-Hinweis zur Unternehmensberatung wird der Zuschuss bei nicht Vorsteuerabzugsberechtigten auf den gezahlten Brutto-Rechnungsbetrag berechnet. Eine Förderung verändert damit den Eigenanteil, nicht den Tagessatz.

Der Beginn der Beratung ist kritisch. Nach der BAFA-Beschreibung dürfen Sie erst nach dem Informationsschreiben mit der Beratung beginnen, und als Beginn gilt bereits der Abschluss eines Vertrages über die Beratung. Wer zuerst unterschreibt, riskiert die Förderung.

Ergänzend bietet die KfW Förderkredite für Unternehmen. Ein Zuschuss senkt die Kosten, ein Kredit streckt nur die Liquiditätsbelastung. Für den Vergleich heißt das: Honorar, Nebenkosten und Umsatzsteuer getrennt ausweisen, Förderung und Opportunitätskosten in einer zweiten Zeile führen. Wie sich Strategieberatung auswählen lässt, zeigt die Checkliste mit Honoraren und Ablauf.

Häufige Fragen

Was kostet Strategieberatung pro Tag?

Der Tagessatz liegt zwischen 1.200 Euro und 3.500 Euro netto pro Personentag. Partner liegen am oberen Rand, Junior-Berater am unteren.

Ist ein internes Projekt immer günstiger?

Nein. Die Vollkosten je Projekttag liegen oft bei 650 bis 950 Euro, doch intern dauert das Projekt länger und bindet Kapazität im Tagesgeschäft. Mit Opportunitätskosten kippt der Vergleich häufig.

Welche Nebenkosten kommen auf das Honorar?

Reisekosten, Hotel, Spesen, Workshopmaterial und Datenlizenzen. Rechnen Sie mit 3 bis 8 Prozent des Honorars.

Welche Förderung hilft beim Budget?

Die Beratungsförderung des BAFA für kleine und mittlere Unternehmen. Der Zuschuss ist nicht rückzahlbar, Anträge laufen online, und mit der Beratung beginnen dürfen Sie erst nach dem Informationsschreiben.

Wie wirkt die Umsatzsteuer auf den Vergleich?

Auf das Honorar kommen 19 Prozent Umsatzsteuer. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen verrechnen sie, alle anderen tragen sie als Kosten.