Wie läuft ein Strategieberatungsprojekt in fünf Phasen ab?

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein Strategieberatungsprojekt läuft in fünf PhasenAnalyse, Optionen, Machbarkeit, Entscheidung, Umsetzung.
Jede Phase dauert zwei bis acht Wochen und endet mit einem schriftlichen Ergebnis und einer Freigabe.
Der Projektleiter beim Auftraggeber steuert Termine und Daten, der Lenkungskreis entscheidet.
Eine Machbarkeitsphase kostet im Mittelstand rund 25.000 Euro netto.

Fünf Phasen im Ablauf

Die Reihenfolge ist verbindlich, weil jede Phase auf den Ergebnissen der vorherigen aufbaut.

Phase 1: Auftakt und Analyse (zwei bis vier Wochen).Der Projektleiter beim Auftraggeber richtet mit dem Beratungsteam eine Projektorganisation ein. Im Auftaktworkshop werden Ziele, Umfang und Erfolgskriterien festgehalten. Der Workshop dauert einen Tag und endet mit einem Protokoll, das der Projektleiter innerhalb von drei Werktagen versendet. Die Beratung sichtet Geschäftsberichte, Kennzahlen und Marktdaten und führt zwölf bis zwanzig Interviews mit Führungskräften. Für die Analyse des Umfelds nutzen viele Teams die vom DIHK zu wirtschaftspolitischen Themenfeldern gebündelten Informationen. Ergebnisse sind eine Ist-Analyse, eine Stakeholder-Karte und ein Projektauftrag.
Phase 2: Strategische Optionen (drei bis sechs Wochen).Das Beratungsteam erarbeitet mit Fachbereichsleitern zwei bis vier Szenarien. In einem Marktworkshop und einem Technologiescreening werden Annahmen zu Wettbewerb und Technologie geprüft. Die Szenarien werden mit Annahmen und Kennzahlen hinterlegt und im Projektbüro versioniert. Für die Einschätzung digitaler Trends liefert der Bitkom zur digitalen Transformation eine laufend aktualisierte Übersicht. Ergebnis ist ein Optionspapier mit Chancen und Risiken je Szenario.
Phase 3: Bewertung und Machbarkeit (vier bis acht Wochen).Der Projektleiter legt mit dem Controlling eine Bewertungsmatrix an. Kriterien sind Umsatzbeitrag, Investitionsbedarf, Risiko und Umsetzungsdauer. Die Bewertungsmatrix gewichtet die Kriterien; das Controlling prüft die Zahlen und Quellen. Die Beratung erstellt für die zwei besten Optionen einen Business Case. Ein Machbarkeitsworkshop von zwei Tagen prüft Ressourcen, IT-Systeme und regulatorische Grenzen. Ergebnis ist eine Machbarkeitsstudie, oft für rund 25.000 Euro netto.
Phase 4: Entscheidung und Roadmap (zwei bis drei Wochen).Der Lenkungskreis wählt eine Option aus und dokumentiert die Entscheidung. Die Beratung übersetzt sie in eine Roadmap mit Maßnahmen, Verantwortlichen und Terminen. Die Roadmap nennt pro Maßnahme einen Verantwortlichen, ein Startdatum und ein Budget. Ein Workshop mit den Fachbereichen priorisiert die ersten neunzig Tage. Ergebnis sind Roadmap, Maßnahmenplan und ein Kennzahlen-Cockpit.
Phase 5: Umsetzung und Steuerung (sechs bis acht Wochen).Das Umsetzungsteam startet die ersten Maßnahmen. Der Projektleiter berichtet im Lenkungskreis alle zwei Wochen über Fortschritt, Kosten und Risiken. Die Beratung begleitet nur noch ausgewählte Arbeitspakete. Nach acht Wochen übernimmt die Linie. Der Abschlussbericht enthält Ergebnisse, Abweichungen und Empfehlungen für die nächste Planungsrunde.

Verantwortliche und Gremien

Der Auftraggeber benennt einen Projektleiter, der als Ansprechpartner für die Beratung fungiert. Er verantwortet Termine, Datenlieferungen und die Abstimmung mit den Fachbereichen. Der Projektleiter berichtet wöchentlich an den Lenkungskreis und monatlich an die Geschäftsführung. Der Lenkungskreis besteht aus Geschäftsführung, Bereichsleitung und Projektleitung und tagt alle zwei bis vier Wochen. Er gibt jede Phase frei, bevor die nächste beginnt.

Rollen und Berichtswege

Projektleiter: steuert Termine und Daten
Projektleiter: berichtet wöchentlich an Lenkungskreis
Projektleiter: berichtet monatlich an Geschäftsführung
Lenkungskreis: tagt alle 2–4 Wochen, gibt Phasen frei
Beratungsteam: 1 Projektmanager, 2–4 Berater
Fachbereiche: liefern Daten, prüfen Ergebnisse
Projektbüro: dokumentiert Entscheidungen

Das Beratungsteam besteht meist aus einem Projektmanager und zwei bis vier Beratern. Es liefert Methoden, Analysen und Moderationsleistung. Fachbereichsleiter stellen Daten bereit und prüfen Ergebnisse. Ein Projektbüro dokumentiert Entscheidungen und Änderungen. Diese Rollen sollten im Projektauftrag schriftlich festgehalten werden.

Checkliste für den Projektstart

Projektauftrag mit Zielen, Umfang und Ausschlüssen unterschreiben.
Projektleiter und Lenkungskreis namentlich benennen.
Datenraum mit Kennzahlen, Verträgen und Organigramm anlegen.
Termine für Auftaktworkshop und erste Freigabe fixieren.
Budget für die Machbarkeitsphase freigeben.

Kosten und Beispiel aus dem Mittelstand

Die Honorare richten sich nach Tagessätzen oder Festpreisen. Das Handelsblatt Research Institute zu Honorarmodellen der Strategieberatung vergleicht Honorarmodelle nach Unternehmensgröße. Für eine Machbarkeitsphase mit vier Beratungswochen und Vor- und Nachbereitung sind 25.000 Euro netto ein realistischer Richtwert. Eine Phase mit umfangreicher Marktanalyse kann 40.000 Euro netto erreichen.

Beispiel: Ein Zulieferer mit 300 Beschäftigten startet die Analyse in zwei Wochen, prüft drei Szenarien in fünf Wochen und lässt die Machbarkeit in sechs Wochen bewerten. Der Lenkungskreis entscheidet in Woche vierzehn. Die Umsetzung der ersten Maßnahmen beginnt in Woche sechzehn. Solche Zeitpläne setzen voraus, dass Daten vollständig vorliegen.

Typische Fehler im Ablauf

Zu viele Optionenmehr als vier Szenarien überfordern den Lenkungskreis.
Unklare Datenlagefehlende Kennzahlen verzögern die Analyse um Wochen.
Keine Freigabeohne formale Entscheidung startet die nächste Phase nicht.
Wechselnde AnsprechpartnerZuständigkeiten schriftlich festhalten.
Zu späte Einbindung der Fachbereichedie Umsetzung scheitert am Widerstand.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Strategieberatungsprojekt insgesamt?

Je nach Zahl der Freigaberunden dauert es zwölf bis vierundzwanzig Wochen. Analyse und Machbarkeit beanspruchen den größten Anteil. Nach der Entscheidung folgt die Umsetzung mit sechs bis acht Wochen.

Wer bezahlt die Machbarkeitsphase?

Der Auftraggeber trägt die Kosten. Bei 25.000 Euro netto fallen 29.750 Euro brutto an, sofern die Leistung der Regelbesteuerung unterliegt. Reisekosten werden meist separat abgerechnet.

Welche Unterlagen muss der Auftraggeber bereitstellen?

Geschäftsplan, Kennzahlen der letzten drei Jahre, Organigramm, IT-Landkarte und eine Liste der Entscheider. Fehlende Daten verzögern die Phase. Der Projektleiter prüft die Vollständigkeit vor dem Auftaktworkshop.

Was passiert nach der Roadmap?

Die Umsetzung beginnt mit den Maßnahmen der ersten neunzig Tage. Der Lenkungskreis prüft alle zwei Wochen den Fortschritt. Nach acht Wochen geht die Verantwortung an die Linie über.