Prozessberatung
Teil von Prozessberatung im Unternehmen: Ablauf, Methoden und typische Fehler
Wann lohnt sich Prozessberatung für ein mittelständisches Unternehmen?
Prozessberatung im Mittelstand: Auslöser, wann sie sich lohnt, Eigenleistung gegen externe Beratung, Förderprogramme und Beispielrechnungen mit 19 Prozent MwSt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Prozessberatung lohnt sich, wenn Kennzahlen kippenDurchlaufzeiten über 20 Arbeitstage oder eine Fehlerquote über 5 Prozent.
- Eigenleistung trägt, solange Zeit, Methodenwissen und Moderation im Haus vorhanden sind.
- Ein Projekt mit 15 Beratungstagen kostet bei 1.200 Euro netto je Tag 18.000 Euro netto und 21.420 Euro brutto.
- Länderprogramme und Finanzierungsbausteine der KfW können Beratung und Digitalisierung unterstützen.
Fünf Auslöser, die für externe Prozessberatung sprechen
Wer die eigenen Abläufe beobachtet, findet schnell Hinweise. Die folgenden Schwellen sind praktische Anhaltspunkte, keine harten Grenzen.
Fünf Auslöser für externe Prozessberatung
- Durchlaufzeit eines Kernprozesses über 20 Arbeitstage.
- Fehlerquote oder Nacharbeit über 5 Prozent.
- Der Prozess berührt mehr als drei Abteilungen.
- Zwei Bereiche streiten über Zuständigkeiten.
- Vor einem Digitalisierungsvorhaben fehlen Prozessaufnahme und Kennzahlen.
Fünf Auslöser für externe Beratung
- Durchlaufzeiten über 20 Arbeitstage
- Fehlerquote über 5 Prozent der Aufträge
- Medienbrüche zwischen ERP, CRM, Papierakte
- Neue Führungskräfte ohne Prozessbeschreibung
- Liquiditätslücke in der Vorschau
Eigenleistung oder externe Prozessberatung?
Das interne Team kennt die Abläufe, kostet keine Tagessätze und bleibt nach dem Projekt im Haus. Dafür fehlt ihm oft die Zeit, denn das Tagesgeschäft hat Vorrang. Betriebsblindheit und Abteilungsdenken kommen hinzu. Kleine und mittlere Betriebe stellen den Großteil der Unternehmen in Deutschland, eigene Stabsstellen für Prozessmanagement sind dort selten (Statistisches Bundesamt zum Thema Unternehmen).
Externe Prozessberatung bringt Methodik und Moderation mit: Prozessaufnahme, Wertstromanalyse, Durchlaufzeitmessung, Schnittstellenanalyse. Der Blick von außen macht Konflikte zwischen Abteilungen verhandelbar. Nachteile sind Einarbeitungszeit, Tagessätze und die Gefahr, dass Wissen mit dem Berater wieder geht.
Eine Prüffrage hilft bei der Entscheidung. Bei abteilungsübergreifenden Konflikten überfordert Eigenleistung die Beteiligten meist. Läuft der Prozess dagegen in einer Abteilung und ist das Team methodisch fit, genügt externe Begleitung an wenigen Tagen.
Wichtig ist die Reihenfolge: erst Prozess, dann Software. Wer die Digitalisierung mit der Softwareauswahl beginnt, automatisiert häufig einen Ablauf, den niemand mehr braucht. Prozessberatung legt Anforderungen und Kennzahlen fest, bevor Technikberatung ins Spiel kommt.
Rechenbeispiel: Prozessberatung mit 19 Prozent Umsatzsteuer
Angenommen werden 15 Beratungstage zu 1.200 Euro netto je Tag. Das ist eine Beispielrechnung, kein Marktpreis.
Rechenbeispiel Prozessberatung
| Leistung | Netto | Brutto bei 19 Prozent MwSt. |
|---|---|---|
| Einstiegsworkshop, 2 Tage | 2.400 Euro | 2.856 Euro |
| Prozessaufnahme, 8 Tage | 9.600 Euro | 11.424 Euro |
| Umsetzung und Schulung, 5 Tage | 6.000 Euro | 7.140 Euro |
| Summe, 15 Tage | 18.000 Euro | 21.420 Euro |
Ein einzelner Prozess mit fünf Tagen Aufwand liegt bei 6.000 Euro netto und 7.140 Euro brutto. Spart der neue Ablauf 20 Minuten je Auftrag bei 500 Aufträgen im Monat, sind das 20 Minuten mal 500 Aufträge, also rund 167 Arbeitsstunden monatlich.
Förderprogramme der Länder und der KfW
Viele Bundesländer fördern Beratung und Digitalisierung im Mittelstand. Beim Digitalbonus Bayern, beim Digitalbonus Sachsen und beim Digitalbonus Thüringen liegt die Förderquote typischerweise zwischen 30 und 50 Prozent, abhängig von Unternehmensgröße und Vorhaben.
Der Antrag läuft vor Vorhabenbeginn über die jeweilige Bewilligungsstelle: in Bayern über Bayern Innovativ, in Sachsen über die Sächsische Aufbaubank, in Thüringen über die Thüringer Aufbaubank. Konditionen ändern sich jährlich, deshalb lohnt der Blick in die Förderdatenbank für Bund und Länder, die Programme mit Stand und Volumen führt.
Für größere Vorhaben kommen Kredite hinzu. Die KfW bündelt ihre Angebote für Innovation und Digitalisierung und finanziert damit Digitalisierungsvorhaben. Die Umsatzsteuer ist in der Kalkulation immer mitzuführen, weil sie in der Regel nur vorfinanziert wird.
Auswahl und Steuerung des Beraters
Vor der Vergabe zählen Referenzen im eigenen Prozessumfeld, ein Probeworkshop und ein klarer Projektauftrag mit Kennzahlen. Der Tagessatz allein sagt wenig über den Nutzen. Im Projekt steuern ein Lenkungskreis und ein Wochenstatus den Fortschritt. Zum Abschluss gehören dokumentierte Abläufe, geschulte Mitarbeiter und eine Messung der vereinbarten Kennzahlen.
Häufige Fragen
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Prozessberatung?
Eine feste Größe gibt es nicht. Entscheidend sind Durchlaufzeit, Fehlerquote und die Zahl der beteiligten Abteilungen. Ab etwa zehn Beratungstagen entsteht ein Ergebnispaket, das sich messen lässt.
Wann reicht Eigenleistung?
Wenn das Team Zeit hat, Methoden kennt und Konflikte intern klären kann. Dann genügt ein externer Moderator an einzelnen Tagen.
Wie lange dauert ein Prozessberatungsprojekt?
Ein einzelner Prozess ist häufig in sechs bis zehn Wochen bearbeitet. Abteilungsübergreifende Vorhaben laufen länger, weil Umsetzung und Schulung Zeit brauchen.
Wird Prozessberatung staatlich gefördert?
Teils ja, über Länderprogramme und KfW-Kredite. Die Konditionen wechseln, deshalb vor Projektstart die Förderdatenbank prüfen und den Antrag vor Beginn stellen.
