Wann lohnt sich Prozessberatung für ein mittelständisches Unternehmen?

Das Wichtigste auf einen Blick

Fünf Auslöser, die für externe Prozessberatung sprechen

Wer die eigenen Abläufe beobachtet, findet schnell Hinweise. Die folgenden Schwellen sind praktische Anhaltspunkte, keine harten Grenzen.

Eigenleistung oder externe Prozessberatung?

Das interne Team kennt die Abläufe, kostet keine Tagessätze und bleibt nach dem Projekt im Haus. Dafür fehlt ihm oft die Zeit, denn das Tagesgeschäft hat Vorrang. Betriebsblindheit und Abteilungsdenken kommen hinzu. Kleine und mittlere Betriebe stellen den Großteil der Unternehmen in Deutschland, eigene Stabsstellen für Prozessmanagement sind dort selten (Statistisches Bundesamt zum Thema Unternehmen).

Externe Prozessberatung bringt Methodik und Moderation mit: Prozessaufnahme, Wertstromanalyse, Durchlaufzeitmessung, Schnittstellenanalyse. Der Blick von außen macht Konflikte zwischen Abteilungen verhandelbar. Nachteile sind Einarbeitungszeit, Tagessätze und die Gefahr, dass Wissen mit dem Berater wieder geht.

Eine Prüffrage hilft bei der Entscheidung. Berührt der Prozess mehr als drei Abteilungen oder streiten zwei Bereiche über Zuständigkeiten, überfordert Eigenleistung die Beteiligten meist. Läuft der Prozess dagegen in einer Abteilung und ist das Team methodisch fit, genügt externe Begleitung an wenigen Tagen.

Wichtig ist die Reihenfolge: erst Prozess, dann Software. Wer die Digitalisierung mit der Softwareauswahl beginnt, automatisiert häufig einen Ablauf, den niemand mehr braucht. Prozessberatung legt Anforderungen und Kennzahlen fest, bevor Technikberatung ins Spiel kommt.

Rechenbeispiel: Prozessberatung mit 19 Prozent Umsatzsteuer

Angenommen werden 15 Beratungstage zu 1.200 Euro netto je Tag. Das ist eine Beispielrechnung, kein Marktpreis.

Ein einzelner Prozess mit fünf Tagen Aufwand liegt bei 6.000 Euro netto und 7.140 Euro brutto. Spart der neue Ablauf 20 Minuten je Auftrag bei 500 Aufträgen im Monat, entspricht das rund 167 Arbeitsstunden monatlich.

Förderprogramme der Länder und der KfW

Viele Bundesländer fördern Beratung und Digitalisierung im Mittelstand, ein Beispiel ist der Digitalbonus in Bayern. Konditionen ändern sich jährlich, deshalb lohnt der Blick in die Förderdatenbank für Bund und Länder, die Programme mit Stand und Volumen führt.

Für größere Vorhaben kommen Kredite hinzu. Die KfW bündelt ihre Angebote für Innovation und Digitalisierung und finanziert damit Digitalisierungsvorhaben. Die Umsatzsteuer ist in der Kalkulation immer mitzuführen, weil sie in der Regel nur vorfinanziert wird.

Häufige Fragen

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Prozessberatung?

Eine feste Größe gibt es nicht. Entscheidend sind Durchlaufzeit, Fehlerquote und die Zahl der beteiligten Abteilungen. Ab etwa zehn Beratungstagen entsteht ein Ergebnispaket, das sich messen lässt.

Wann reicht Eigenleistung?

Wenn das Team Zeit hat, Methoden kennt und Konflikte intern klären kann. Dann genügt ein externer Moderator an einzelnen Tagen.

Wie lange dauert ein Prozessberatungsprojekt?

Ein einzelner Prozess ist häufig in sechs bis zehn Wochen bearbeitet. Abteilungsübergreifende Vorhaben laufen länger, weil Umsetzung und Schulung Zeit brauchen.

Wird Prozessberatung staatlich gefördert?

Teils ja, über Länderprogramme und KfW-Kredite. Die Konditionen wechseln, deshalb vor Projektstart die Förderdatenbank prüfen und den Antrag vor Beginn stellen.