Prozessberatung Kosten im Vergleich zu internen Verbesserungskosten

Das Wichtigste auf einen Blick

Tagessätze und Projektbudgets

Der Markt ist nach Rollen gestaffelt. Ein Junior Consultant kostet etwa 900 Euro netto pro Tag, ein Senior Consultant 1.400 bis 1.800 Euro, Partner und Spezialisten bis 2.200 Euro netto. Die Spanne folgt Branchenerfahrung, Methodentiefe und Reisebereitschaft.

Kleinere Vorhaben mit fünf bis zehn Beratertagen beginnen bei 12.000 Euro netto. Projekte mit Prozessaufnahme, Kennzahlensystem und Umsetzungsbegleitung liegen zwischen 35.000 Euro und 80.000 Euro netto. Übliche Laufzeiten: vier bis zwölf Wochen für einen Einzelprozess, drei bis sechs Monate für einen Teilbereich, sechs bis neun Monate für bereichsübergreifende Programme.

Verlangt ein Anbieter Tagessätze unter 900 Euro, steckt häufig ein Juniorprofil oder ein pauschales Werkvertragsmodell dahinter. Oberhalb von 2.200 Euro sind Spezialthemen wie Prozessautomatisierung oder regulierte Branchen typisch.

Reisekosten und Umsatzsteuer

Reisekosten werden in den meisten Verträgen separat abgerechnet. Üblich sind 0,30 Euro je Kilometer mit dem eigenen Pkw, Bahnfahrten zweite Klasse zum Belegpreis und Übernachtungen zwischen 120 Euro und 180 Euro netto. Alternativ vereinbaren Unternehmen eine Pauschale von 80 Euro bis 150 Euro pro Einsatztag oder einen Aufschlag von zehn bis 15 Prozent auf das Honorar.

Die Umsatzsteuer beträgt 19 Prozent. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen ist sie kein Kostenfaktor, sondern ein Liquiditätsthema. Ein Projekt über 35.000 Euro netto kostet brutto 41.650 Euro, die Vorsteuer von 6.650 Euro fließt über die Umsatzsteuer-Voranmeldung zurück.

Interne Verbesserungskosten beziffern

Interne Verbesserungskosten entstehen in vier Blöcken: Personalzeit der Beteiligten, Ausfallzeit im Tagesgeschäft, Fortbildung und Werkzeuge sowie Opportunitätskosten durch verzögerte Umsetzung.

Für die Bewertung rechnen Controller mit Vollkosten je Stunde. Faustformel: Jahresbrutto mal 1,6, geteilt durch 1.600 Produktivstunden. Bei 90.000 Euro Jahresbrutto ergibt das 90 Euro Vollkosten je Stunde.

Zur internen Rechnung gehört die Ausfallzeit im Tagesgeschäft. Wer 624 Stunden aus der Linie zieht, verliert Lieferfähigkeit oder muss vertreten lassen. Diese Kosten liegen selten in der Projektkalkulation, mindern aber den realen Vorteil der Eigenleistung.

Beispielrechnung: intern gegen extern

Ein Teilprozess bindet vier Mitarbeiter über 26 Wochen mit je sechs Stunden pro Woche, also 624 Stunden. Zu 90 Euro Vollkosten je Stunde sind das 56.160 Euro. Dazu kommen 6.000 Euro für Methodenschulung und 4.000 Euro für Moderation, zusammen 66.160 Euro.

Ein externes Projekt mit 25 Beratertagen zu 1.400 Euro netto kostet 35.000 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 41.650 Euro brutto. Zusätzlich fallen Reisekosten an, bei 100 Euro pro Einsatztag sind das 2.500 Euro.

Die interne Variante kostet 66.160 Euro, die externe 44.150 Euro inklusive Reisekosten und Umsatzsteuer und netto 37.500 Euro. Der interne Weg ist nur dann günstiger, wenn die Stunden ohnehin ungenutzt wären oder Fördermittel greifen.

Einsparpotenziale und Fördermittel

Einsparpotenziale lassen sich je Prozess rechnen. Bindet ein Prozess jährlich 240 Personentage und sinkt der Aufwand um 20 Prozent, entfallen 48 Personentage. Bei 400 Euro Vollkosten je Tag sind das 19.200 Euro pro Jahr. Ein externes Projekt von 35.000 Euro netto amortisiert sich damit rechnerisch in knapp zwei Jahren.

Fördermittel verändern den Vergleich. Die Förderdatenbank des Bundes listet Programme mit Filter nach Bundesland, Branche und Vorhaben, dort steht auch, welche Kosten förderfähig sind.

Zuschüsse bemessen sich an den förderfähigen Ausgaben. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen zählt die Umsatzsteuer nicht dazu, Reisekosten nur, wenn die Richtlinie sie ausdrücklich nennt.

Für Digitalisierungsvorhaben, in denen Prozessberatung häufig steckt, bietet die KfW eigene Förderlinien für Innovation und Digitalisierung. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt mit der Initiative Neue Qualität der Arbeit Instrumente für die Prozessgestaltung bereit.

Die amtliche Dienstleistungsstatistik des Statistischen Bundesamtes erhebt Umsätze und Beschäftigte unternehmensnaher Dienstleister, zu denen Unternehmensberatungen zählen.

Häufige Fragen

Was kostet Prozessberatung pro Tag?

Marktüblich sind 900 Euro bis 2.200 Euro netto pro Beratertag. Einsteigerrollen liegen am unteren Rand, Partner und Spezialisten am oberen. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer und Reisekosten.

Ab welchem Budget lohnt sich externe Prozessberatung?

Eine pauschale Grenze gibt es nicht. Rechnen Sie den externen Aufwand gegen die gebundene Personalzeit: Ein Projekt mit 25 Beratertagen kostet 35.000 Euro netto, ein internes Team mit 624 Stunden bereits 56.160 Euro.

Welche Laufzeiten sind üblich?

Einzelprozesse dauern vier bis zwölf Wochen, Teilbereiche drei bis sechs Monate, bereichsübergreifende Programme sechs bis neun Monate. Einsparungen wirken meist erst nach Abschluss der Umsetzung.

Sind Reisekosten im Honorar enthalten?

In vielen Verträgen nicht. Üblich sind Kilometerpauschale, Belegabrechnung oder eine Tagespauschale von 80 Euro bis 150 Euro. Klären Sie das vor Vertragsabschluss.

Welche Fördermittel sind anrechenbar?

Das hängt von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab. Verbindlich ist die jeweilige Richtlinie, Nebenkosten wie Reisen sind dort oft nicht förderfähig.