Prozessberatung
Teil von Prozessberatung im Unternehmen: Ablauf, Methoden und typische Fehler
Prozessberatung 5 Schritte zur Einführung
Prozessberatung in fünf Schritten einführen: Zielklärung, Prozessaufnahme, Maßnahmen, Umsetzung und Sustainment mit Kennzahlen, Zeiträumen und Kosten.
Das Wichtigste auf einen Blick
Schritt 1: Ziele klären und Auftrag schneiden
Am Anfang steht ein Auftrag mit messbarem Ziel, nicht ein Wunsch nach Verbesserung. Der Projektleiter formuliert mit der Geschäftsführung drei Kennzahlen und deren Zielwerte, etwa Durchlaufzeit von zwölf auf acht Tage. Jede Kennzahl braucht eine Datenquelle und einen Verantwortlichen.
Legen Sie den Umfang eng fest: ein Kernprozess, ein Standort, ein Zeitfenster von vier bis zwölf Wochen. Wer zu breit startet, verliert in der Aufnahme die Detailtiefe. Der Auftrag umfasst auch die Entscheidungsrechte: Wer gibt Budget frei, wer stoppt das Projekt?
Prüfen Sie parallel Fördermittel, etwa für Digitalisierungsvorhaben in kleinen und mittleren Betrieben. Die Förderdatenbank des Bundes bündelt Programme nach Branche, Region und Vorhaben (Förderdatenbank des Bundes).
Schritt 2: Prozessaufnahme mit Workshops
Die Aufnahme ist der Kern der Prozessberatung. Zwei Workshops von je drei Stunden reichen für einen Kernprozess häufig aus. Teilnehmer: Prozessverantwortlicher, zwei Ausführende, ein Schnittstellenpartner aus IT oder Vertrieb.
Im ersten Workshop wird der Ist-Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis aufgenommen, mit Bearbeitungs-, Warte- und Transportzeiten. Der Berater moderiert, der Prozessverantwortliche entscheidet über die Richtigkeit. Im zweiten Workshop werden Schwachstellen priorisiert: Doppelarbeit, Medienbrüche, fehlende Freigaben.
Kalkulieren Sie für diesen Schritt 9.500 Euro netto als Beispiel: Beratungstage für Vorbereitung und Moderation, zwei Workshops, Prozessdokumentation und ein Abschlussbericht. Bei zwei Standorten verdoppelt sich die Aufnahme nicht, weil Vorlage und Moderation wiederverwendet werden.
Schritt 3: Maßnahmen festlegen und priorisieren
Jede Schwachstelle braucht eine Maßnahme mit Aufwand, Wirkung und Verantwortlichem. Bewerten Sie nach zwei Kriterien und trennen Sie schnell Wirkende von langfristigen Vorhaben.
- Wirkung auf die Kennzahl schätzen, in Prozent oder Tagen.
- Aufwand in Personentagen und Euro erfassen.
- Abhängigkeiten zu IT-Systemen und Freigaben notieren.
- Verantwortlichen und Termin festlegen.
- Quick Wins mit Wirkung unter vier Wochen zuerst starten.
Quick Wins sind etwa Freigabeschwellen, Standardvorlagen oder der Wegfall doppelter Erfassung. Systemänderungen laufen getrennt und brauchen eine eigene Planung. Wie weit deutsche Unternehmen bei solchen Vorhaben sind, zeigt der Studienbericht zu Industrie 4.0 mit Angaben zu Digitalisierungsgrad und Hemmnissen (Bitkom-Studienbericht Industrie 4.0).
Schritt 4: Pilotierung und Messung
Führen Sie die Maßnahmen in einem begrenzten Bereich ein, nicht im Gesamtunternehmen. Der Pilot läuft zwei bis vier Wochen mit täglicher Erfassung der Kennzahlen. Der Prozessverantwortliche berichtet wöchentlich an den Projektleiter, mit Abweichung und Gegenmaßnahme.
Definieren Sie vorab die Abbruchkriterien. Steigt die Durchlaufzeit im Pilot, wird die Maßnahme angepasst oder verworfen, nicht verteidigt. Nach dem Pilot entscheidet die Geschäftsführung über die Ausweitung.
Neben Kennzahlen zählt die Rückmeldung der Ausführenden. Ein kurzes Standardformular mit drei Fragen genügt: Was war schneller, was war unklar, was fehlt?
Schritt 5: Sustainment sichern
Nach dem Projekt bleibt der Prozess in der Linie. Der Prozessverantwortliche pflegt Dokumentation und Kennzahlen, der Projektleiter übergibt mit einer Abschlussbesprechung. Vereinbaren Sie ein Review nach 90 Tagen und danach halbjährlich.
Schreiben Sie die Kennzahlen in ein bestehendes Berichtswesen, kein neues Parallelsystem. Neue Mitarbeitende werden anhand der aktuellen Prozessdokumentation eingearbeitet. So bleibt die Verbesserung sichtbar und wird wiederholbar.
Häufige Fragen
Wer ist verantwortlich?
Der Projektleiter steuert Auftrag, Termine und Budget. Je Kernprozess benennt die Geschäftsführung einen Prozessverantwortlichen, der Inhalte freigibt und Kennzahlen pflegt.
Wie lange dauert eine Prozessberatung?
Für einen Kernprozess sind vier bis zwölf Wochen realistisch, verteilt auf Zielklärung, Aufnahme, Maßnahmen, Pilot und Sustainment. Mehrere Prozesse laufen nacheinander, nicht parallel.
Was kostet eine Prozessaufnahme?
Als Beispiel kalkulieren Sie 9.500 Euro netto für Vorbereitung, zwei Workshops, Dokumentation und Abschlussbericht bei einem Standort. Fördersummen sind vor Auftragsvergabe zu klären.
Welche Kennzahlen sind sinnvoll?
Durchlaufzeit, Wartezeit, Ausschussquote, Rüstzeit und Automatisierungsgrad. Nehmen Sie höchstens fünf Kennzahlen auf, sonst verliert das Team die Übersicht.
Wann ist das Projekt abgeschlossen?
Wenn die Zielwerte erreicht, die Maßnahmen in der Linie verankert und die Reviews terminiert sind. Die Abschlussbesprechung dokumentiert Ergebnisse und offene Punkte.
